广东轻工职业技术学院审计档案管理办法
发布时间 2014-06-04 20:25:05

第一条 为了规范审计档案管理工作,保证审计档案的质量,发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国审计法》、《教育系统内部审计工作规定》和《广东轻工职业技术学院档案管理办法》,制定本办法。

第二条  本办法所称审计档案,是指审计处在审计活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

审计档案是学院档案的重要组成部分。

第三条  本办法所称审计档案管理,是指审计处建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计和移交等活动。

第四条 审计档案实行统一领导、集中管理的原则。审计处主管学院的审计档案工作,同时,在业务管理上接受上级审计机关和学院档案室的指导和监督。

第五条 审计处指定专人负责审计档案管理工作。审计档案的收集和建立,由审计项目负责人根据归档的范围,在审计项目结束后两周内整理档案并立卷,经审计处长复查后,将所有资料集中交由本部门档案管理员依照有关规定进行编目和装订并于第二年四月底前移交学院档案室。

第六条 审计文件材料按项目立卷。一个审计项目可立一个卷或若干卷,不得将几个审计项目合并立为一卷。对跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷。

第七条  项目审计档案包括的文件材料主要是:

(一)立项性文件材料,如审计通知书、审计委托书、审计实施方案;
(二)证明性文件材料,如审计证据(含承诺书)、审计工作底稿;
(三)结论性文件材料,如审计报告、审定审计报告的会议纪要、审计报告征求意见书、复核意见书、审计意见书、审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书、审计听证告知书、审计文书送达回证;
(四)其他备查文件材料。

第八条 审计档案内的文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。

结论类采用逆审计程序并结合材料的重要程度排列;

证明类按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所计事项对应的顺序排列;

立项类按照文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的重要性排列;

第九条 除审计工作中形成的档案外,下列档案也须由审计处档案管理员负责归档:

(一)上级主管部门和学院领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知和文件;

(二)学院有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件;

(三)审计工作会议或审计学术交流会议,本院代表的发言稿及会议的主要文件;

(四)审计机构设置、岗位职责、人事任免等文件;

(五)群众来信、来访记录;

(六)其它与审计有关的档案。

第十条 档案内的每份或者每组文件之间的排列规则是:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件在前,次要文件在后;

(六)汇总性文件在前,基础性文件在后。

第十二条  审计档案应当长期保管。借阅审计档案,仅限定在审计处内部,审计处以外的单位不得查阅。如有特殊情况需要查阅审计档案或者要求出具审计档案证明的,须经审计处领导批准。

第十三条  对损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案者或者因玩忽职守造成审计档案损失的审计人员,应依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第十四条  本办法由学院审计处负责解释。

第十五条  本办法自发布之日起施行。

 

                           OO五年四月八日

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